Việc làm  /  Tìm việc làm: Hành chính / Thư ký 08/2022
Việc tại nhà:

Tìm việc làm: ViecOi có 20 tin tuyển dụng việc làm lĩnh vực Hành chính / Thư ký

  8 triệu VNĐ
 25/08/2022
0
  2-12 triệu VNĐ
 25/08/2022
1
  10-14 triệu VNĐ
 25/08/2022
1
  17-20 triệu VNĐ
 25/08/2022
10
  14-17 triệu VNĐ
 25/08/2022
13
  7-10 triệu VNĐ
 25/08/2022
1
  18-20 triệu VNĐ
 25/08/2022
1
  23-32 triệu VNĐ
 25/08/2022
10
  27 triệu VNĐ
 25/08/2022
10
  23-30 triệu VNĐ
 25/08/2022
10

Những Kỹ Năng Cần Thiết Của Thư Ký Văn Phòng Là Gì?

  • 15/06/2022
  • |
  • Lượt xem: 6519

Thư ký là một công việc dường như không mấy xa lạ với mọi người, nhưng nhiều người chưa biết làm thế nào để trở thành một thư ký chuyên nghiệp. Nếu bạn đang có ý định trở thành một nhân viên thư ký thì hãy theo dõi bài viết sau đây của Viecoi, bài viết sẽ đưa tới các bạn một số kỹ năng cần thiết mà người thư ký văn phòng phải có để hoàn thành tốt công việc.

Công việc của thư ký văn phòng là gì?

1. Thư ký văn phòng là gì?

Một nhân viên thư ký là người thực hiện các công việc liên quan đến việc hỗ trợ quản lý, sắp xếp hồ sơ, thực hiện các công việc có liên quan đến giấy tờ, điều hành trong văn phòng, soạn thảo văn bản, làm các công việc tạp vụ hành chính, tổ chức cuộc họp, tiếp khách, lên lịch trình và kiểm soát kế hoạch cho giám đốc.

Kỹ năng của thư ký văn phòng là gì?

2. Mô tả công việc của thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng là người hỗ trợ công việc cho các phòng ban và cho lãnh đạo của tổ chức, vì thế mà khối lượng công việc cũng khá là nhiều. Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp mà thư ký văn phòng sẽ có những công việc khác nhau. Cụ thể thì những công việc chính của thư ký văn phòng bao gồm những việc sau:

- Thu thập thông tin, xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho bộ phận có liên quan và lãnh đạo.

- Soạn thảo văn bản và gửi đến bộ phận liên quan.

- Quản lý văn bản và lưu trữ các hồ sơ quan trọng.

- Sắp xếp lịch trình như lịch họp, lịch công tác. Tổ chức và ghi chép chi tiết nội dung cuộc họp.

- Giải quyết các thủ tục, giấy tờ, giao dịch theo yêu cầu từ lãnh đạo.

- Đón tiếp khách hàng, thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân.

- Chịu trách nhiệm sắp xếp chuyến công tác, phương tiện đi lại của lãnh đạo.

Đó là những công việc mà một thư ký văn phòng phải làm, tuy nhiều nhưng công việc cũng không phải quá khó. Thư ký văn phòng được xem là vị trí quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp, lãnh đạo thực hiện công việc hiệu quả và thuận tiện.

Thư ký văn phòng cũng là người hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định và duy trì quan hệ của lãnh đạo với cấp dưới.

Việc làm Thư ký Văn phòng

Những kiến thức chuyên môn cần có của một thư ký văn phòng

Vì yêu cầu công việc của thư ký văn phòng nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận, làm việc với nhiều bộ phận khác nhau. Vì thế mà thư ký văn phòng cần có những kiến thức chuyên môn như sau:

- Hiểu biết sâu về nghề nghiệp của mình, về những nhiệm vụ mà mình được giao.

- Thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng theo yêu cầu.

- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho người khác.

- Có thể thực hiện một số kỹ năng cơ bản trong nghiệp vụ chuyên môn nghề thư ký văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị hiện đại.

Kiến thức chuyên môn của thư ký văn phòng

Những kỹ năng cần có của một thư ký văn phòng

1. Kỹ năng quản lý

Là một người thư ký chuyên nghiệp thì kỹ năng quản lý là vô cùng quan trọng. Không chỉ cần biết quản lý công việc mà còn cần quản lý thời gian, biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý.

Có khả năng quản lý thì thì bạn có thể quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Kỹ năng quản lý của thư ký văn phòng 

2. Kỹ năng giao tiếp tốt

Không chỉ riêng công việc thư ký mà bất kỳ công việc nào cũng cần có kỹ năng giao tiếp. Là một thư ký thường sẽ phải làm việc trực tiếp với cấp trên, đồng nghiệp hoặc có thể là khách hàng nên nếu bạn giao tiếp kém thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn ở vị trí này.

Ngoài ra, công việc của một thư ký tổng hợp khá nhiều mảng nên số lượng người hàng ngày phải giao tiếp khá là nhiều.

Kỹ năng giao tiếp của thư ký văn phòng

3. Kỹ năng tin học văn phòng

Việc thành thạo kỹ năng tin học văn phòng không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về tin học như những chuyên gia nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm một bản hợp đồng, chuẩn bị nội dung thuyết trình, thu chi hay thư mời…

Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng được tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để không lúng túng trong việc sử dụng máy tính, khiến cho Giám đốc và đồng nghiệp đánh giá thấp tất cả các khả năng khác của bạn thì khi muốn trở thành thư ký văn phòng bạn nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

Kỹ năng tin học của thư ký văn phòng

4. Nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng như cánh tay phải của sếp trong mọi việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn đòi hỏi một thư ký văn phòng nhạy bén và có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Ví dụ bạn phải biết được thông tin nào là quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty hay công việc nào cần làm trước trong lịch trình của cấp trên.

Sự nhạy bén của thư ký văn phòng

5. Trí nhớ tốt

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, lịch trình sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản chỉ là câu hỏi “Hôm nay là ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng chuyên nghiệp cần lưu ý và phải ghi nhớ.

Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoặc bảng ghi nhớ. Như vậy, các bạn sẽ có ấn tượng  tốt hơn rất nhiều trong mắt vị sếp của mình.

Kỹ năng ghi nhớ của thư ký văn phòng

6. Độc lập, kiên định và có chính kiến

Bạn mặc dù không được toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết với kỹ năng này bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề.

Ngoài ra khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như khất nợ, lùi lịch hẹn, thỏa thuận hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết điều hướng được các công việc sang một hướng tích cực có lợi cho công ty bạn.

Tính kiên định của thư ký văn phòng

Mức lương của một thư ký văn phòng

Mức lương của một thư ký văn phòng sẽ tùy thuộc vào kinh nghiệm làm việc và kỹ năng. Nếu một thư ký văn phòng có nhiều năm kinh nghiệm và kỹ năng làm việc tốt, giải quyết tốt mọi vấn đề cho lãnh đạo thì mức lương khá cao và xứng đáng.

Với một thư ký văn phòng bình thường, chưa có nhiều kinh nghiệm thì mức lương cũng được xem là ở mức ổn định.

- Mức thu nhập trung bình của thư ký văn phòng là 6 đến 9 triệu/tháng.

- Mức thu nhập của thư ký văn phòng chuyên nghiệp là 15 - 20 triệu/tháng.

Đặc biệt, nếu bạn có tiếng anh hoặc ngoại ngữ khác và làm thư ký văn phòng cho các doanh nghiệp, tập đoàn nước ngoài thì mức lương sẽ còn hơn thế nữa.

Mức lương của thư ký văn phòng

Môi trường làm việc năng động sẽ đòi hỏi một người thư ký văn phòng phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là một vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng trong công việc.

Việc làm Thư ký Văn phòng

Ngoài các kỹ năng chuyên môn trong nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm khác  thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng Viecoi nói trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay phải đắc lực cho sếp của mình.