{key1}

 Việc làm  / Cẩm nang tìm việc / Tìm việc / Bí quyết tìm việc / Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Bạn thường được tham gia các sự kiện? Trong mỗi người thường sẽ được tham dự hoặc là chủ trong một sự kiện nào đó. Không chỉ riêng một cá nhân, mà còn các doanh nghiệp sẽ có những lúc cần tổ chức sự kiện cho công ty. Việc này đóng vai trò rất quan trọng. 

không phải ai cũng biết và hiểu công việc của một người làm tổ chức sự kiện. Để sự kiện ghi được dấu ấn, chạy một cách suôn sẻ và thành công,.. thì quả là một điều không dễ dàng. Vậy hôm nay hãy cùng Viecoi.vn tìm hiểu tổng quan về ngành tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện như thế nào bạn nhé!

Tố chức sự kiện

Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện

1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là những hoạt động mang ý nghĩa quan trọng đang xảy ra và mang ý nghĩa nhất định đối với đời sống con người. Một sự kiện có thể được mô tả như là một buổi họp nhiều người với mục đích kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc hội họp. Sự kiện có thể được phân loại dựa trên quy mô tổ chức, loại hình và ngữ cảnh riêng. 

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện là việc liên ý tưởng, sắp xếp và thực hiện các ý tưởng đúng như mục đích của người tổ chức. Hoặc có thể hiểu là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.

3. Các lĩnh vực trong ngành tổ chức sự kiện

Sự kiện gồm những lĩnh vực khá rộng xung quanh chúng ta như: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,...  thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Quy trình tổ chức sự kiện

1. Trước khi tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần: 

  • Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn sẽ tổ chức: điều này giúp bạn hiểu rõ về các sản phẩm dịch vụ bạn sắp làm để làm đúng như mục đích và mong muốn của khách hàng muốn truyền tải cho các quan khách của họ. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch chi tiết dựa vào các đặc trưng của sản phẩm dịch vụ đó. 

  • Lập kế hoạch: sau khi đã hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, một bản kế hoạch chỉnh chu sẽ là kim chỉ nang cho người tổ chức sự kiện khâu chuẩn bị tiếp theo một cách hoàn chỉnh và phù hợp nhất.

  • Chuẩn bị tổ chức sự kiện: đây là bước vô cùng quan trọng vì bạn sẽ phải chuẩn bị mọi thứ liên quan đến sự kiện sắp tới từ những điều nhỏ nhặt nhất.

  • Báo giá sự kiện: Bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết từ khâu tổ chức, các khu tổ chức sự kiện, các trang thiết bị, nhân lực phục vụ trong sự kiện,... và rất nhiều điều khác bạn phải liệt kê chi tiết và báo lại giá với đối tác. Nếu không tính toán chi tiết và kỹ lưỡng, sẽ có rất nhiều khoản chi phí phát sinh, bạn sẽ gây tổn thất đến công ty của mình vì đã không báo giá trước cho đối tác.

trước khi tổ chức

2. Trong khi tổ chức sự kiện

Một số quy trình trong khi sự kiện thường diễn ra là:  

  • Tiếp đón khách mời: trong tất cả các sự kiện đều có khách mời, họ là những người được chủ sự kiện mời đến. Những người tổ chức sự kiện phải sắp xếp các nhân lực đón tiếp tại các sự kiện như PG, PB và giúp khách mời ổn định chỗ ngồi trong sự kiện.

  • Tổ chức chương trình trong chính sự kiện: Tùy vào tính chất và cách thức tổ chức sự kiện bạn đang làm mà các chương trình, hoạt động trong sự kiện sẽ có sự khác nhau. Để đảm bảo chương trình được diễn ra theo như kế hoạch đã đề ra, trong suốt chương trình diễn ra bạn phải giám sát nhằm nắm bắt tình hình sự kiện. Ngoài ra, bạn phải bố trí nhân lực xung quanh khu vực diễn ra sự kiện để đảm bảo khách hàng được chăm sóc trong suốt quá trình tham dự.

Trong khi tổ chức

  • Phục vụ ăn uống trong quá trình sự kiện diễn ra: nhằm đảm bảo khách mời, người tham dự được chăm sóc chu đáo. Trong khi sự kiện đang diễn ra, ban phải đáp ứng được nhu cầu mà người tham sự mong muốn, bởi vì làm sự kiện chính là làm hài lòng khách hàng. 

  • Tổ chức các hoạt động ngoài ch sự kiện: ngoài các hoạt động chính của sự kiện, thì các hoạt động phụ khác cũng đóng vai trò quan trọng. Những sự kiện phụ này sẽ là nhân tố thúc đẩy việc quảng bá sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của chủ sự kiện. Các sự kiện phụ này càng hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người tới sự kiện của bạn và họ sẽ ở lại sự kiện lâu hơn. 

3. Sau khi diễn ra sự kiện

Sau khi sự kiện diễn ra thì những hoạt động sau đó cũng không kém phần quan trọng. Một số quy trình sau khi diễn ra sự kiện như: 

  • Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

  • Phân tích sự kiện: khi một sự kiện kết thúc, bạn phải có hoạt động nhìn lại xem xét sự kiện của bạn tổ chức có đạt được những hiệu quả và mục tiêu đã đề ra hay không. Và còn những điều gì thiếu sót để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

  • Hoạch định tài chính cho sự kiện: sau khi sự kiện kết thúc chính là lúc bạn và đối tác sẽ ngồi lại và hạch toán các khoản chi phí sự kiện. Bạn phải là người nắm rõ các khoản phát sinh, những chi phí trong sự kiện để thống kê và báo cáo lại cho đối tác nắm bắt được. Sau đó cả hai bên có thể thanh toán rõ ràng và chi tiết, minh bạch. 

Muốn tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và hiệu quả bạn cần:

  • Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao

  • Cơ sở, trang thiết bị sự kiện đạt chất lượng cao. Đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện không gặp khó khăn, trục trặc

  • Quản trị sự kiện: các yếu tố bên ngoài và bên trong sự kiện cần được kiểm soát chặt chẽ.

Ngành tổ chức sự kiện cần những tố chất gì? 

1. Sự yêu nghề

Đối với bất kì ngành nghề nào, đều cần đến sự yêu nghề. Sự yêu nghề giúp bạn không chán nản trong quá trình làm việc, không dừng bước trước những khó khăn. Sự yêu nghề sẽ tạo động lực, nguồn năng lượng đánh bật mỏi mệt mỏi và không bao giờ hối hận với quyết định của mình

sự yêu nghề

2. Có sức khoẻ tốt

Điều này khá quan trọng vì bạn sẽ có những lúc phải thức trắng đêm để lo cho sự kiện. Công việc đôi khi đòi hỏi sự đi sớm về khuya để chuẩn bị tốt cho các sự kiện sắp diễn ra. Vì vậy hãy chuẩn bị một cơ thể khỏe mạnh để đáp ứng những áp lực và yêu cầu ngành này mang tới.

Sức khoẻ tốt

3. Có khả năng lãnh đạo, quản lý

Một người làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải quản lý một ekip, quản lý giờ giấc, thiết bị và phải biết sắp xếp mọi thứ một cách khoa học và thông minh. 

khả năng quản lý lãnh đạo

4. Có khả năng đàm phán, giao tiếp

Một sự kiện diễn ra bao gồm nhiều người đến từ nhiều ngành nghề khác nhau. Đòi hỏi bạn phải có khả năng đàm phán và giao tiếp tốt để có thể mang tới những lợi ích cần có. 

giao tiếp, đàm phán

5. Có ngoại hình ưa nhìn

Nhiều ngành nghề có thể không yêu cầu ngoại hình. Nhưng riêng với ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải có ngoại hình ưa nhìn. Ngoại hình tốt sẽ hỗ trợ bạn trong việc giao tiếp, nó còn ảnh hưởng trực tiếp tới vị trí công việc mà bạn được giao. Nếu không có ngoại hình tốt, thì bạn phải trang bị kỹ năng giao tiếp tốt nhất nhé.

6. Chăm chỉ, kiên nhẫn và bình tĩnh

chăm chỉ, kiên nhẫn và bình tĩnh

Kim chỉ nang của ngành tổ chức sự kiện là "Có công mài sắt, có ngày nên kim”, không chỉ riêng với ngành tổ chức sự kiện, mà còn áp dụng với nhiều ngành nghề khác. Bên cạnh đó, dù ở bất kì trường hợp, tình huống nào xảy ra thì bạn cũng phải giữ bình tĩnh, không căng thẳng để giải quyết vấn đề. Bình tĩnh và kiên nhẫn sẽ giúp bạn sáng suốt và chọn hướng giải quyết tối ưu nhất. 

7. Có ngoại ngữ tốt

ngoại ngữ tốt

Làm ngành tổ chức sự kiện thì ngoại ngữ là yếu tố rất quan trọng. Nó vừa giúp bạn dễ dàng tham khảo các tài liệu, khám phá cũng như đi sâu hơn vào nghề. Ngoài ra ngoại ngữ tốt cũng mở ra cho bạn nhiều cơ hội nghề nghiệp và có thể có những mối quan hệ giúp ích cho công việc của bạn. 

 Đọc thêm: Những kỹ năng bổ ích giúp bạn học tốt tiếng Anh

Mức lương của nhân viên ngành tổ chức sự kiện

Mức lương của một nhân viên ngành tổ chức sự kiện còn phụ thuộc vào vị trí công việc, vai trò, kinh nghiệm và loại hình sự kiện bạn làm việc. Những nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề có mức lương khởi điểm vào khoảng từ 5-7 triệu đồng/tháng. Sau thời gian làm việc và cố gắng trong nghề, kinh nghiệm khi đã tích lũy được nhiều mức lương của bạn có thể thăng lên 8-15 triệu hoặc có thể cao hơn. 

Nhân viên ngành tổ chức sự kiện còn tạo thêm thu nhập của mình bằng việc nhận lương ngoài giờ, tiền hoa hồng, công tác phí cho mỗi sự kiện khác nhau. 

Cơ hội việc làm trong ngành tổ chức sự kiện 

  • Người tổ chức sự kiện (Event Planner): Bạn sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho sự kiện, từ ý tưởng, chủ đề tổng quan tới những quyết định về địa điểm, hậu cần, ngân sách,... 

  • Người quản lý sự kiện (Event Manager): Là một Event Manager, bạn sẽ thay mặt khách hàng của mình và chịu trách nhiệm về từng khía cạnh của sự kiện được tổ chức. Các nhiệm vụ được giao cho người quản lý sự kiện bao gồm từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện một sự kiện một cách chu toàn nhất.

  • Nhà tổ chức triển lãm (Exhibition Organiser): Tương tự như công việc của một nhà tổ chức sự kiện. Sự khác biệt cơ bản là nhà tổ chức triển lãm lập kế hoạch cũng như thực hiện hội chợ và triển lãm.

Việc làm tổ chức sự kiện mới nhất

  • Người trang trí sân khấu (Stage Decorator): Chịu trách nhiệm thiết kế bố cục sân khấu cho sự kiện, bao gồm việc sắp xếp đạo cụ, trang trí sân khấu sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện và làm cho sân khấu nổi bật giữa các yếu tố trang trí khác của địa điểm.

  • Người tổ chức đám cưới (Wedding Planner): Người lập kế hoạch đám cưới giúp khách hàng của mình trong việc tổ chức đám cưới và cung cấp các dịch vụ khác như lập danh sách khách mời, quyết định chủ đề đám cưới, thực đơn cũng như các công việc hậu cần khác.

  • Quản lý Hậu cần (Logistics Manager): Chịu trách nhiệm quản lý việc vận chuyển thiết bị, khách mời và những công tác hậu cần khác cần thiết cho sự kiện

 Đọc thêm: Một số kỹ năng mềm cần thiết cho công việc

Qua bài chia sẻ trên của Viecoi.vn, hy vọng bạn có thể biết thêm về những tố chất cần thiết cho một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và quy trình để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé!

Từ khóa:

Giao Tiếp Quản Lý Truyền Thông Xử Lý Tình Huống Cơ Hội Nghề Nghiệp

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

TẬP ĐOÀN UNILEVER TUYỂN DỤNG 2022 - CÁC HÌNH THỨC VÀ QUY TRÌNH PHỎNG VẤN

Tập đoàn Unilever là một tập đoàn đa quốc gia, đối với việc tuyển dụng nhân sự tại đây diễn ra rất khắt khe và trải qua các cuộc phỏng vấn khác nhau. Vì vậy, hôm nay Viecoi.vn xin chia sẻ cho bạn một số kinh nghiệm phỏng vấn tại Unilever để giúp bạn có thể tự tin hơn trong việc ứng tuyển vào tập đoàn này nhé!


2

VINFAST TUYỂN DỤNG 2022 - CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ VÀ NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA MỘT NHÂN VIÊN

Sau 3 năm hình thành và phát triển, VinFast đã trở thành một doanh nghiệp có tiếng vang không chỉ ở trong nước, mà còn lan rộng ra nước ngoài. VinFast là công ty trực thuộc Tập đoàn VinGroup nổi tiếng. VinFast từ trước luôn muốn được trở thành đại diện cho tinh thần Việt Nam với các dự án ô tô mang tiêu chuẩn thế giới. Mang trong mình trọng trách thực hiện hóa sứ mệnh, VinFast mong muốn hợp tác với những nhân sự thực lực, vì thế, VinFast hàng năm đều tổ chức các đợt tuyển dụng để tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng tại công ty. Hãy cùng Viecoi.vn cùng tìm hiểu các đãi ngộ và yêu cầu tuyển dụng cơ bản tại công ty VinFast nhé!


3

KỸ NĂNG SĂN VIỆC THỜI ĐẠI 4.0

Vào thời đại công nghệ thông tin hiện đại như bây giờ thì săn việc trên mạng cũng không khó khăn gì. Chỉ cần vài thao tác với chuột là bạn đã có ngay danh sách những công việc phù hợp với mình. Nhưng tìm việc trên mạng cũng có những nguyên tắc của nó. Những kỹ năng sau đây sẽ giúp bạn tìm được việc làm trên mạng nhanh chóng và hiệu quả nhất.


4

TOYOTA TUYỂN DỤNG - MẸO PHỎNG VẤN THÀNH CÔNG!

Bạn là người biết tiếng Nhật hoặc tiếng Anh? Bạn đang mong muốn được làm việc trong một môi trường nước ngoài? Nếu vậy,Toyota là một lựa chọn sáng suốt dành cho bạn. Tuy nhiên, với một môi trường làm việc khá nghiêm túc và cầu kỳ  tại một công ty Nhật Bản như vậy thì chắc chắn vòng phỏng vấn cũng không đơn giản đâu. Nếu bây giờ bạn đang chuẩn bị tham gia phỏng vấn tại Toyota thì hãy để Viecoi giúp bạn với một vài gợi ý để buổi phỏng vấn được thành công như mong đợi nha.


5

TRUNG NGUYÊN LEGEND TUYỂN DỤNG - BẬT MÍ BÍ KÍP GIÚP CÁC BẠN SINH VIÊN PHỎNG VẤN THÀNH CÔNG

Nếu như bạn đang là sinh viên hay đang trong tình trạng đi tìm lời giải đáp cho những kinh nghiệm phỏng vấn tại Trung Nguyên Legend thì cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé! 


6

ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN NGHỀ NGHIỆP TRONG TƯƠNG LAI

Việc lựa chọn nghề nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống hiện tại và sau này của bạn. Bạn mơ ước được làm công việc đó sau khi tốt nghiệp ra trường. Nhưng không phải cứ mơ ước là được, nó cần phải hội tụ nhiều yếu tố mà chính bản thân, gia đình và xã hội là người quyết định.


7

XIN VIỆC VÀO THỜI GIAN NÀO TRONG NĂM LÀ HỢP LÝ NHẤT?

Khi nói đến tìm kiếm công việc, thời gian là chìa khóa. Nhận hồ sơ của bạn của đúng người vào lúc này — ngay khi họ sẵn sàng bắt đầu nhiệm vụ tuyển dụng - tất nhiên, là một lợi thế rất lớn.


8

GIAO HÀNG TIẾT KIỆM TUYỂN DỤNG HCM - CÁC YÊU CẦU CẦN BIẾT CỦA MỘT NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI GIAO HÀNG

Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm được viết tắt là [Giaohangtietkiem.,JSC] là một đơn vị nổi tiếng Việt Nam ở ngành vận chuyển hàng hoá chuyên nghiệp dành cho các nhà thương mại điện tử- e Logistics.. Ưu thế lớn nhất của Giaohangtietkiem là tốc độ nhanh, với mạng lưới phủ sóng rộng hầu hết  trên toàn quốc và điều đặc biệt là tư duy phục vụ linh hoạt trên nền tảng công nghệ hiện đại.


9

CÔNG VIỆC ĐẦU TIÊN CỦA BẠN KHI MỚI RA TRƯỜNG

Bước chân vào đời và đặt tài năng, dũng khí của bạn vào sự nghiệp mà bạn khao khát vươn tới thành công. Các chuyên gia cho rằng, khoảng thời gian một năm là số ngày tương đối và đủ để một sinh viên mới ra trường làm đúng công việc đã học.


10

Việc Làm Online Tại Nhà - Top 5 công việc làm thêm online tại nhà đơn giản dễ kiếm tiền

Với công việc làm online tại nhà, bạn không cần lên công ty làm việc. Bạn có thể chủ động trong thời gian làm việc, địa điểm làm việc chỉ cần hoàn thành công việc đúng hạn, đúng yêu cầu. Công việc làm online tại nhà hấp dẫn nên thu hút được nhiều đối tượng, từ học sinh, sinh viên, người làm việc tự do, các bà mẹ nội trợ,...Mọi người đều có thể dành thêm thời gian rảnh để làm việc kiếm thêm thu nhập.