1. Yêu cầu công việc
- Đảm bảo việc tiếp nhận và chuyển giao thông tin đến các cá nhân, bộ phận, phòng ban kịp thời, chính xác.
Ensure the timely and accurate reception and transfer of information to individuals, departments and departments.
- Đảm bảo việc đón tiếp khách chu đáo và đúng tiến trình.
Ensure the reception of guests attentive and proper process.
2. Các công việc chính /Main task:
Công tác văn thư/ Clerical job
- Tiếp nhận tài liệu, thư gửi đến công ty, và chuyển đến cá nhân hoặc bộ phận có liên quan
Receiving documents, letter sent to the company, and transferred to the individual or department concerned
- Gửi các tài liệu, thư từ các bộ phận ra ngoài Công ty
Sending documents, letter from department to outside the Company
- Nhận và chuyển fax cho các phòng ban. Ghi vào sổ theo dõi theo qui định và chuyển giao cho các bộ phận, phòng ban liên quan.
Receive and send faxes to departments. Record in the monitoring book as prescribed and transfer to the department, department involved.
Công tác lễ tân/ Reception job
- Tiếp nhận và trả lời hoặc chuyển tiếp các cuộc điện thoại của các tổ chức cá nhân trong, ngoài công ty đến địa chỉ mà họ yêu cầu.
Receive and respond to or forward calls made by organizations and individuals within and outside the company to the address they request.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách vào các phòng họp đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan cử người làm việc với khách khi khách đến làm việc ở công ty.
Receive, guide guests to the meeting room and inform the department of delegates who work with guests when working in the company.
- Tiếp nhận các cuộc hẹn từ khách hàng, đối tác bên ngoài với Ban giám đốc, các bộ phận, phòng ban.
Receive appointments from customers, external partners with board of directors, departments, departments.
- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty
Support for internal meetings of the Company
Công tác quản lý tài sản, thiết bị / Management of assets and equipment
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng
Make a shopping plan, responsible for monitoring and managing the assets and equipment at the office
- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty
Procurement of stationery and common items at the Company
Các công việc hành chính khác
- Điều xe đi công tác theo yêu cầu được duyệt từ các bộ phận. Lập kế hoạch, tổ chức các sự kiện, phong trào trong công ty.
Article on the work trip on request approved from the department. Planning, organizing events, moving in the company.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
Support to set up working schedule (taxi, restaurants, hotels, air tickets ...);
- Thực hiện những công việc được cấp trên giao.
Perform the task be required by superior.
